Vypísali ste výberové konanie a našli niekoho, kto pre vašu firmu alebo inštitúciu môže byť skutočným prínosom? Výborne! Ale ešte nie je vyhrané. To, či sa vaša spolupráca vyvinie k obojstrannej spokojnosti, totiž záleží hlavne na vašej schopnosti nového zamestnanca nenásilne a efektívne adaptovať – presne o tom je onboarding (voľným prekladom „naloďovanie“). Pozrime sa, ako taký proces môže vypadať.

Od výberka po deň D

Podarilo sa. Vybrali ste skvelého kandidáta a dohodli ste sa na dátume nástupu. Ak ale ešte len podáva výpoveď z predchádzajúceho zamestnania, bude to pár mesiacov trvať. Snáď to najhoršie, čo teraz môžete urobiť, je celý čas mlčať a potom len poslať suchý e-mail so slovami „v pondelok sa dostavte na 9:00“.

Ďaleko lepšie je s budúcim kolegom udržovať kontakt. Určite má kopu otázok, ktoré bude lepšie zodpovedať hneď, nie až v deň nástupu. Sem tam môžete poslať správu s uistením, že sa tešíte na spoluprácu, alebo začať popisovať svoju firemnú kultúru. Jednak tým nováčika už predom pripravíte na to, ako to u vás chodí, a jednak si vzájomne potvrdíte, že spolu počítate.

Ak to okolnosti dovolia, môžete sa stretnúť i osobne. Jednou z možností je ukázať dotyčnému bežný deň na pracovisku (zatiaľ samozrejme bez jeho zapojenia), prípadne ho skúste pozvať na neformálne stretnutie – napríklad teambuilding alebo len na pohárik v šport bare. I v prípade, že pozvanie zdvorilo odmietne, získate plusové body, pretože ukážete, že vás nezaujíma len ako generátor zisku.

Prvý deň

Prvý dojem je vždy ten najdôležitejší. Prípravu na nástup novej posily teda rozhodne nepodceňte – máločo pôsobí menej profesionálne než „hej, sorry, toto sme ešte neriešili a mám teraz veľa práce, tak nemám čas ti všetko vysvetľovať“.

Ako sa pripraviť

Uistite sa, že je pre nového kolegu všetko nachystané – pracovisko, prihlasovacie údaje, identifikačná karta a ďalšie náležitosti, ktoré bude na pracovisku potrebovať. Určite odporúčame si pre tieto príležitosti vytvoriť checklist, aby ste na nič nezabudli.

Skvelou pomôckou je adaptačný manuál (tlačený či online), ktorý poslúži ako wiki a FAQ v jednom. Predídete tak kope dotazov, ktoré by mohlo byť trápne riešiť nahlas. Nemali by chýbať fotografie kolegov a nadriadených s menami, prípadne i drobnými medailónikmi. Samozrejme by ste ich mali predstaviť i osobne, ale v záplave nových informácií sa dvadsať tvárí a mien jednoducho utopí. Nakuknúť do manuálu je ďaleko príjemnejšie než sa potom pokútne pýtať „psst, ako sa volá tá okuliarnatá z recepcie?“.

Aby ste nováčikovi hneď zo štartu zdvihli náladu, nachystajte mu na pracovisku nejaký „starter pack“. Napríklad uvítací list od nadriadeného a bonboniéru, či iný drobný darček. Nestojí vás to skoro nič a ukážete, že vám na vašich zamestnancoch záleží.

Príchod

Kto sa nového kolegu ujme, až dorazí? A ako bude prebiehať jeho prvý deň? Tieto otázky závisia na tom, ako to chodí práve u vás, v každom prípade je ale potreba mať v nich jasno.

Samozrejmosťou je previesť ho po pracovisku (alebo po celej firme, ak nejde práve o nadnárodný korporát) a predstaviť mu minimálne tých kolegov, s ktorými bude pracovať. Nezabudnite ale ani na tie najzákladnejšie veci: Kde sú toalety? Máte jedáleň, alebo si objednávate jedlo? Sú zásoby v kuchynke erárne alebo si každý nosí svoje?

Potencionálnych dotazov k bežnému chodu je množstvo, takže nepočítajte s tým, že sa čerstvá posila so všetkým zžije hneď v prvý deň alebo týždeň. Vyberte jedného kolegu, na ktorého sa nováčik môže obrátiť s technickými dotazmi – niekedy sa takému sprievodcovi hovorí „buddy“ alebo „parťák“. Otázky na ktoré parťáci odpovedajú veľmi často, pridajte do manuálu.

A čo ďalej?

Pozitívne naladeného zamestnanca by nemalo byť ťažké začleniť do pracovných procesov. I to je napríklad potreba robiť s citom. Určite by nemali nastať chvíle, kedy si bude pripadať prehltený novými informáciami a zodpovednosťou, s ktorou sa zatiaľ nevie popasovať.

Zaškoľovanie a rozvoj zamestnancov sú celkom zásadné procesy, ktoré môžu znamenať rozdiel medzi podpriemernou a úspešnou firmou. Vždy pracujte s tým, čo kto vie a v čom sa môže ďalej rozvíjať. Nikde nie je napísané, že junior dátový analytik sa musí stať práve senior dátovým analytikom – v priebehu spolupráce môžete zistiť, že by bol výkonnejší niekde inde.

Kedy je dielo dokonané?

Neexistuje univerzálne poňatie toho, ako dlho vlastne proces onboardingu trvá a kedy je „hotový“. Záleží napríklad na vašej HR stratégii a na náročnosti vykonávanej práce. Zamestnanci na niektorých pozíciách sa môžu viacmenej vyrovnať skúsenejším iba za pár týždňov, inde je namieste dlhodobý vzdelávací plán.

Hlavne vo väčšom kolektíve zvážte metodiky pre celý proces, vrátane mechanizmov a kritérií pre vyhodnocovanie úspešnosti. S príchodom nových a nových kolegov budete zisťovať, čo funguje a čo by si zaslúžilo vylepšiť, a postupne svoj prístup k onboardingu doladíte k dokonalosti.

Nič nefunguje na 100 %

Ani ten najprepracovanejší onboarding program vám nikdy nezaručí 100% úspech – víťaz výberového konania sa nakoniec môže z akéhokoľvek dôvodu rozhodnúť pre inú prácu, prípadne vašu spoluprácu prekazia iné okolnosti. Chytrý prístup k adaptácii a aklimatizácii nových zamestnancov vám ale pomôže aspoň niektoré z týchto rizík obmedziť  a vytvoriť pracovné prostredie, kde sú všetci spokojní.