Už ste zase nesplnili všetky úlohy z vášho denného to-do listu? Máte neustále pocit, že ste sa od príchodu do práce vôbec nezastavili, ale počet úloh sa vám hromadí a hromadí? Z bezradnosti vás môže dostať niekoľko techník hospodárenia s časom v rámci time managementu.

Kopa práce a dni príliš krátke na to, aby sa všetko stihlo… Čas je jednou z najcennejších komodít, ktorú v živote máme. Nemôžeme si ho kúpiť ani požičať. Je teda na každom z nás, ako s časom naložíme, ovládneme ho a stihneme všetko, čo je potreba. Ak chceme svoju prácu zrýchliť a zefektívniť, je potrebné myslieť na správne naplánovanie a stanoviť si jasné denné ciele. Nezabúdajte ani na dostatočné rozvrhnutie času k jednotlivým úlohám a ich analýze a pravidelný odpočinok.

Plánovanie je kľúčom k úspešnému zvládnutiu všetkých denných úloh

Sumarizácia úloh, odhad času pre jednotlivé činnosti, časová rezerva, určenie priorít a spätná kontrola. Všetky tieto čiastkové kroky je potreba do plánovania pracovného dňa zapojiť.

Základom úspešného time managementu je určenie priorít a rozdelenie času podľa ich dôležitosti. Rozdeľte si úlohy na kvadranty. Prvý obsahuje činnosti, ktoré sú dôležité a naliehavé. Druhý, ktoré sú dôležité, ale tak nesúria. Tretí zahrňuje úlohy naliehavé, ale nedôležité a nakoniec prichádzajú na rad tie nedôležité a rovnako neponáhľajúce.

Po príchode do práce sa vrhnete na dokončenie tých najdôležitejších položiek v zozname. V tejto dennej dobe je rad na pracovné aktivity, ktoré vyžadujú najviac vašej mozgovej kapacity a máte dostatok energie na to ich splniť. Rozhodne si neplánujte schôdzky či porady. Tým vyhraďte čas poobede, kedy metabolizmus pracuje na plné obrátky a telo nemá dostatok energie. Diskusia s kolegami či klientami môže fungovať ako skvelé spestrenie dňa a dobitie vašich batérií.

Nestaňte sa otrokom svojej e-mailovej schránky

E-mailová schránka je nepostrádateľnou súčasťou každej kancelárskej profesie, ale taktiež sa môže stať veľkým nepriateľom pri plnení všetkých denných plánov. Správne by ste doručenú poštu mali skontrolovať dvakrát maximálne trikrát za deň!

Na začiatku dňa emaily roztrieďte podľa dôležitosti rovnako ako už vyššie zmienené úlohy. Na tie, na ktoré je nutné odpovedať dnes, do týždňa a nakoniec na tie najmenej ponáhľajúce , do mesiaca. Na odpisovanie si vyhraďte práve čas po obede, kedy váš elán obvykle utícha. Poslednú hodinu či polhodinku v práci už často nemá zmysel začínať nové zadanie, tu sa opäť vráťte a venujte doručeným správam.

Cieľom plánovania je odchádzať s pocitom zadosťučinenia

Pracovný deň by ste mali zakončiť s dobrým pocitom. Nedávajte si preto na to-do list príliš veľa úloh. To je naopak ten najrýchlejší spôsob, ako byť sami so sebou nespokojní. Zo zamestnania budete chodiť vystresovaní, koľko ste toho nestihli a koľko vás toho čaká zajtra. Uškodíte tak nielen svojej morálke, ale i produktivite.

Dajte stopku rušivým elementom

Počas pracovnej doby vás niekoľkokrát niekto alebo niečo vyruší. Vrátiť sa k svojej rozpracovanej úlohe môže trvať 15-25 minút, než sa do nej znova celkom ponoríte. Je teda nutné tieto rušivé elementy obmedziť. Svojich kolegov máte určite radi, ale odpovedať im na otázky, kedykoľvek sa spýtajú, je presne tou cestou do pekiel. Stanovte si dobu, kedy vás môžu navštevovať a budete ochotní im odpovedať. V prípade open space si nasaďte slúchadlá na uši, čím im dáte jasne najavo, že momentálne sa sústredíte a ste zaneprázdnený.

S aplikáciou NoWasteTime už nebudete plytvať časom

Omnoho väčším žrútom sú médiá a sociálne siete. Na monitor a mobil vám chodia notifikácie zo všemožných aplikácií, ktoré používate. Na Messenger vám napísala kamarátka, vaša obľúbená blogerka vydala nový článok, na spravodajských portáloch je neodolateľný titulok a Pinterest vám zase ponúka obrázky, ktoré by sa vám mohli páčiť. Ak vám teda každých pár minút niečo zapípa a na displej príde hláška, potom nemáte šancu prácu urobiť kvalitne, správne a za bežný čas.

Jednoduchým riešením je vypnúť si upozornenia, alebo rovno vypnúť mobil. Sociálne médiá si zakázať a dovoliť si ich len počas pauzy v dobe prestávky. V prípade, že ste zvedavý typ, existuje aplikácia NoWasteTime, ktorej inštaláciou do prehliadača zablokujete prístup na konkrétne webovky. Týmto spôsobom tak budete môcť ostať počas pracovnej doby bez prístupu na stránky, o ktorých viete, že na nich strácate najviac času.

Prestávka ako odmena za hlboké premýšľanie

Pracovať nonstop nejde a sústrediť sa už vôbec nie. Odpočinok a pravidelné prestávky sú dôležité, akokoľvek by sa mohlo zdať, že vás okrádajú o čas. Opak je však pravdou. Ak si dovolíte trošku odpočinku a dodáte si energiu, čas, ktorý je nutný na ostávajúcu prácu, môžete skrátiť až na polovicu a jej kvalita sa minimálne zdvojnásobí.

Medzi jednotlivými úlohami si vyhraďte 10 minút na odpočinok. Zájdite na toaletu, urobte si kávu, sadnite si a pozorujte ľudí z okna alebo zavrite oči a zhlboka dýchajte. Načerpáte novú energiu a na chvíľku sa odpojíte od pracovných úloh. Výskumy ukazujú, že workoholici pracujúci 14 a viac hodín, majú výkon rovnaký, alebo nižší než ľudia, ktorí pracujú bežnú pracovnú dobu a vedia odpočívať. Kto chce intenzívne a kvalitne pracovať, mal by taktiež vedieť naberať sily.

Dôležité je mať motiváciu

Každý z nás je originál a na každého platí niečo iné. Niekoho poženie k dosiahnutiu cieľov stres a deadline za dverami, iného vidina víkendu v prírode či sľúbené prémie. I keď sú všetky tieto motivácie účinné, vždy je lepšie, keď sa človek dokáže prinútiť k práci sám.

Time management už dávno nie je o schopnosti zvládnuť čo najviac za čo najkratšiu dobu, ale o kvalitnom spracovaní. Mali by ste si vychutnať cestu za svojimi cieľmi a prežiť ju bez stresu, na základe toho, že vás práca baví.